Vorsicht Datenflut!!!

Datenflut

Im Berufsleben kann die tägliche Flut an E-Mails zu Stress führen, vor allem, wenn man den Trieb zur ständigen Kontrolle des Posteingangs entwickelt hat. Soziale Netzwerke haben sich bei Firmen ebenfalls nicht beliebt gemacht, weil sie angeblich dazu beitragen, dass die Produktivität gesenkt wird.

Die elektronische Post hat wohl den Büroalltag revolutioniert und ist heutzutage nicht mehr wegzudenken, oder sollte man besser sagen, nicht mehr zu ignorieren? Es genügt ein einwöchiger Urlaub und am ersten Arbeitstag ist man sicherlich einen halben Tag damit beschäftigt die E-Mails aufzuarbeiten, die man in den freien Tagen erhalten hat.

Mit diesem Problem haben vor allem Großunternehmen zu kämpfen, da hier meist auch die firmeninterne Kommunikation via E-Mail abläuft. So wird der Arbeitsaufwand, der durch das ständige Abarbeiten von E-Mails entsteht, von vielen Seiten unterschätzt.

Die Produktivität in Gefahr?

Unlängst veröffentlichte die britische Zeitung „The Observer“ eine Studie, die sich mit den Auswirkungen der E-Mail Flut auf die Produktivität beschäftigt. Ergebnis: die übertriebene Kontrolle des Posteingangs stört die Konzentration und unterbricht den Arbeitsfluss.

Eine ähnliche Studie wurde bereits 2003 von Psychologen in Australien durchgeführt. Hier wurden 1.000 leitende Angestellte befragt. Ergebnis: die Mehrheit der Befragten verbrachte ein Fünftel der Arbeitszeit nur mit der Abarbeitung von eingekommenen E-Mails (wobei damals noch von der heute banal klingende Anzahl von 20 bis 50 arbeitsbezogenen E-Mails die Rede war).

Eine etwas jüngere Studie aus dem Jahr 2007 besagt, dass Büroangestellte im Schnitt 49 Minuten für das Checken der E-Mails verwenden. Klar, dass die eigentlich als produktivitätssteigernde konzipierte elektronische Post schnell zur großen Ablenkung wird und ins Gegenteil umschlägt. Ähnlich verhält es sich mit dem iPhone oder dem Blackberry, denn dank dieser mobilen Endgeräte können E-Mails auch unterwegs abgerufen werden. Die Folge davon ist, dass in vielen Firmen bereits nur noch das so genannte Hey-Joe-Prinzip – also das ständig hinterher sein – anzutreffen ist.

E-Mails als Stressfaktor

Die E-Mail Flut kann allerdings nicht nur zum Produktionsverlust führen, sondern auch ein Stressfaktor werden, denn man ist ständig erreichbar und steht somit unter Druck. Viele denken nämlich, dass das Gegenüber weiß, dass man selbst ständig erreichbar ist und so entsteht die „Pflicht“ sofort antworten zu müssen. Das kann dann so ausarten, dass der Posteingang 40-mal in der Stunde gecheckt wird, wie schottische Forscher erst kürzlich festgestellt haben.

Tabu Facebook

Doch nicht nur E-Mails können dazu beitragen, dass die Produktivitätskurve nach unten zeigt, sondern auch das Internet selbst. Laut einer Umfrage von Monster sind 40 Prozent der europäischen Arbeitnehmer auch während der Bürozeit damit beschäftigt privat zu surfen.

Ein zentrales Problem stellt hier Facebook für viele Arbeitgeber dar. Dabei gibt es bereits Studien darüber, dass Facebook & Co. während der Arbeitszeit keinesfalls schlecht sind. Im Gegenteil, durch die kurze Ablenkung, die die sozialen Netzwerke ermöglichen, reduziert sich der empfundene Stress, was wiederum dazu führt, dass die anstehende Arbeit effektiver erfüllt werden kann. Dies funktioniert allerdings nur, wenn man nicht ständig nur in den sozialen Netzwerken anzutreffen ist.

Das Sperren von Facebook macht also nicht wirklich viel Sinn, denn die Mitarbeiter fühlen sich so eher eingeengt und limitiert, was sich negativ auf die Arbeitsmoral, die Motivation und somit auch auf die Produktivität auswirken kann.

Auf das „Wie“ kommt es an

Ob die neuen Kommunikationsformen nun ein Fluch oder ein Segen für den Einzelnen und für das Unternehmen sind, hängt im großen Maße davon ab, wie man damit umgeht. Für Unternehmen stellen Twitter, Facebook & Co. einen sehr guten Marketingkanal dar, in der Personalabteilung können zukünftige Mitarbeiter bereits vorab unter die Lupe genommen werden und für den einzelnen bietet sich die Möglichkeit der kurzzeitigen Entspannung, um danach wieder effektiver und motivierter an die Arbeit gehen zu können.

Es gibt allerdings noch einen anderen Faktor, der über Fluch oder Segen entscheidet: nämlich die Kompetenz. Studien zeigen nämlich, dass 70 Prozent der Büroangestellten nicht dazu in der Lage sind, die volle Funktionalität beispielsweise von Outlook auszuschöpfen. Das hat zur Folge, dass man statt einem Arbeitsschritt mehrere benötigt.

Verantwortlichkeit abgeben

Ein gutes Mittel, um sich etwas vom Stress und der Verantwortlichkeit zu lösen, ist Verantwortlichkeit abzugeben. Häufig handelt es sich bei E-Mails um allgemeine anfragen, die man ruhig auch mal an den Arbeitskollegen weiterleiten kann. Darüber hinaus empfiehlt es sich bei manchen Antworten gleich Arbeitskollegen mit hineinzukopieren, um ebenfalls einen Teil der Verantwortlichkeit abzugeben.

Zudem macht es Sinn, sich fixe Zeiten zu überlegen, an denen man seinen Posteingang checkt (bspw. in der Früh, mittags und abends), um sich nicht unnötig zu stressen.

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